Communication événementielle : 6 étapes pour un événement réussi

La communication événementielle joue un rôle crucial dans la réussite d'un événement. Que ce soit pour un lancement de produit, une conférence, ou encore une soirée, vous devez communiquer sur tous les réseaux dessus en vous adaptant à vos objectifs et à votre cible. Vous pouvez alors suivre notre processus en 6 étapes pour planifier et mettre en œuvre votre stratégie de communication événementielle.

Si vous avez déjà participé à un événement professionnel, que ce soit en tant qu'invité ou en tant qu'organisateur, vous savez sûrement à quel point la communication est essentielle. Ses enjeux s'inscrivent à différents niveaux, et garantissent le succès du projet selon vos ambitions :

• Attirer l'intérêt et l'attention du public ciblé : pour qu'il fonctionne, il faut savoir attirer du monde. Une bonne communication vise alors à susciter l'intérêt des personnes qui vous aimeriez voir à votre événement, et toutes celles qui sont susceptibles d'y participer ;

• Donner des informations : attirer du monde à un salon professionnel, un webinar ou une cérémonie, c'est bien. Mais si les participants ne sont pas directement concernés, l'objectif du projet ne sera pas atteint. La communication permet alors d'informer les éventuels participants sur des informations pratiques (date, localisation, horaires...), mais aussi sur le programme et le nom des intervenants. Cela permet de s'assurer que les participants font vraiment partie de la cible visée.

Finalement, la communication événementielle permet d'assurer la visibilité du projet et de la marque, mais garantit aussi son succès, en donnant envie aux bonnes personnes de participer.

La communication événementielle fait partie d'une stratégie marketing qui, si elle est mal exploitée, peut tourner au fiasco. Alors, pour vous éviter de dépenser beaucoup d'énergie et d'argent qui n'attireront que 3-4 participants, voici 6 clés d'une communication événementielle réussie.

Définir l'objectif de l'événement

Pour garantir son succès il est indispensable de fixer des objectifs clairs et mesurables.

Pourquoi se fixer des buts ?

Si vous êtes amené à en créer un, vous devez être capable de définir précisément chacun des objectifs à atteindre. Ils peuvent alors varier :

• Apporter de la visibilité à une marque ou à une entreprise ;

• Ramener des leads ;

• Promouvoir des offres, un produit ou un service...

Comment déterminer vos objectifs ?

Pour définir l'objectif de votre communication événementielle, vous pouvez procéder en plusieurs étapes :

Définir le but principal ;

• Identifier la cible (partenaires, clients, collaborateurs...) ;

• Formuler un objectif SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Temporel) ;

• Hiérarchiser les.

L'intérêt d'avoir des résultats bien définis est de pouvoir donner une direction à votre stratégie de communication, que ce soit en termes de canaux de communication, de ton à employer, d'informations à transmettre, ou encore de public visé.

Enfin, en ayant des priorités déterminées, vous serez plus facilement capable de mesurer l'efficacité de votre communication. Il suffira d'évaluer les résultats obtenus et de les comparer aux prévisions attendues.

Exemple d'objectif SMART pour un événement : attirer au moins 100 visiteurs par jour sur le stand de l'entreprise X durant le salon professionnel qui aura lieu du X au X avril.

Avant de planifier sa communication événementielle dans les détails, il est aussi impératif de connaître son audience. Si vous participez ou créez un événement, vous avez probablement déjà une idée plutôt précise des personnes qui vont être présentes et des différents participants. Il est donc facile de définir le public ciblé, et d'adapter les messages en fonction de leurs besoins et de leurs préférences.

Pourquoi définir une audience cible ?

Connaître parfaitement le profil des personnes susceptibles de participer va vous aider à vous adresser à eux. En ayant une excellente compréhension de leurs attentes, leurs besoins et leurs centres d'intérêt, vous pourrez adapter votre communication. Cela passe par le ton à employer (formel, humoristique...), le canal et les outils de communication à utiliser (réseau social, flyer, invitation papier...).

Vous aurez alors tout le loisir de créer un contenu attractif parfaitement pensé pour séduire et convaincre votre cible, et ainsi de personnaliser l'expérience.

Comment définir la cible de la communication sur votre événement ?

Quel que soit le projet professionnel organisé, vous devez pouvoir prendre du recul afin de définir précisément le profil type des personnes visées par votre communication. Vous pouvez alors vous baser sur plusieurs données :

• Les caractéristiques démographiques (âge, niveau de revenus, sexe, niveau d'études...) ;

• Les centres d'intérêts (passion, hobbies, intérêt professionnel...) ;

• Les besoins, les attentes en fonction du secteur d'activité.

Pour recueillir toutes ses informations, vous pouvez simplement procéder à un brainstorming en équipe, ou aller chercher ces données par différents moyens (feedback, enquête, sondage, base de données de votre clientèle ou des professionnels visés...).

Choisir le bon format

Le choix des différents canaux de communication événementielle est crucial, car il définit votre capacité à toucher votre cible. Que ce soit en ligne ou en physique, il existe de nombreux canaux de communication pour faire de la publicité.

L'objectif est alors de les choisir correctement, puis de créer du contenu engageant, qui captera l'attention et attirera les gens.

Quels canaux digitaux utiliser pour communiquer sur des événements ?

De nombreux canaux de communication digitale sont envisageables pour la diffusion d'informations sur des événements à venir. Du côté de la communication digitale, les solutions sont nombreuses.

• Un site internet dédié à l'événement ou à la marque : le site Internet doit mentionner le mentionner, en insérant le programme, le, les intervenants, les inscriptions... Tout doit être réuni pour donner envie de venir, et de pouvoir le faire sans difficulté ;

• Les réseaux sociaux : les médias sociaux sont parfaits pour le valoriser et interagir avec l'audience. Cela permet de les pousser à venir et de les informer. Il faut alors choisir le bon réseau social en fonction de la cible ou du client idéal, et assurer une communication bien définie et encadrée en amont, avec des rappels réguliers ;

• L'emailing : si vous avez une liste email, il ne faut hésiter à envoyer une invitation et une présentation de l'événement, puis des rappels réguliers pour ne pas oublier ;

• La bannière publicitaire web : il est intéressant d'avoir une visibilité sur une audience demandée, pour faire parler de l'événement. Si vous le désirez, l'équipe Lemon Interactive peut se charger de cet aspect communicationnel en créant et diffusant une bannière web percutante ;

• La vidéo promotionnelle : le format vidéo est toujours très apprécié, et permet d'en dire beaucoup en peu de temps, tout en faisant appel à l'émotionnel des audiences. Vous pouvez alors intégrer des témoignages, des interviews, un teasing... La vidéo peut alors être utilisée en pré-événement, mais aussi en post-événement, pour parler de son succès et de ce qui s'y est produit ;

• Le podcast : que ce soit pour le valoriser ou pour faire un bilan de celui-ci, le podcast est un support intéressant, qui séduit de plus en plus de monde et qui est facile à consommer.

Quels supports physiques utiliser pour communiquer sur ses événements ?

Du côté des outils de communication physiques, il y a là aussi de nombreuses solutions pour communiquer :

• Les affiches et les flyers à afficher dans des lieux stratégiques ;

• Des supports de présentation ;

• Les journaux et les magazines...

Si on veut voir encore plus loin, on peut même viser la radio et la télévision, mais cela concerne surtout les très gros projets, à gros budget.

Que ce soit avant, pendant ou après, il existe de nombreux moyens de faire parler de lui et d'optimiser son impact, et donc son succès.

Pour réussir la création de votre événement, il est essentiel d'établir un plan de communication détaillé, qui va décomposer les étapes de la promotion.

Il faut alors vous assurer une visibilité jusqu'à la date précise de l'événement, mais aussi après. La stratégie doit donc porter avant, pendant et après, afin que rien ne soit laissé au hasard.

Cela demande souvent une organisation en amont, plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant, avec des dates clé qui serviront d'échéancier jusqu'au jour J.

Pour promouvoir des événements, vous pouvez alors faire de la gestion de relations-presse ou relations publiques, ou encore travailler avec un média ou des influenceurs. Cela permet de gagner en visibilité, d'avoir des communiqués de presse, d'organiser des interviews, de collaborer avec des partenaires, de faire des conférences...

Le but principal est de faire parler de lui autour de soi, et cela doit se faire suffisamment tôt pour permettre une diffusion à grande échelle.

Par ailleurs, il faut vous assurer que tous les messages véhiculés soient clairs et cohérents, que ce soit sur votre identité de marque ou sur les ambitions d'un tel événement. Les outils doivent être cohérents, mais surtout crédibles auprès des entreprises et du public ciblé. C'est une condition obligatoire pour avoir une reconnaissance de marque plus forte.

Mettre en place une communication pendant l'événement

Si vous voulez vraiment garantir le succès de votre projet dans l'événementiel, vous devez continuer à le promouvoir, même quand celui-ci aura débuté. C'est évident pour les événements en présentiel, comme un stand d'exposition ou une conférence, mais c'est également vrai pour les communications en ligne. Vous pouvez, par exemple, envoyer un mail à tous les participants pour leur dire que le webinaire a commencé et qu'il n'attend qu'eux.

Sur place, que ce soit lors d'un salon, un séminaire, ou tout autre événement, vous ne devez pas non plus hésiter à attirer l'attention et inciter à venir vers vous, avec une signalétique et des actions performantes : kakemono, panneau, bannière, affiche, totem, objet promotionnel (goodies)...

Ces éléments seront l'occasion d'attirer l'attention de personnes qui n'étaient pas informées, mais qui peuvent être intéressées. Mais l'avantage majeur de ce type d'installation, c'est de faciliter les interactions et de renforcer la notoriété et la visibilité de l'entreprise ou de la marque. Tous ces éléments vous permettront alors de vous différencier de la concurrence.

Mesurer l'efficacité de la stratégie de communication après l'événement

Une fois que tout a été préparé, vous devez pouvoir mesurer l'efficacité de votre stratégie de communication. Pour cela, vous pouvez tenir compte des KPI (indicateurs de performance), et analyser de nombreuses données :

• Combien avez-vous eu de personnes ?

• Quelles sont les retombées sur l'activité de l'entreprise ?

• Quel est l'engagement sur les réseaux ?

• Combien de ventes ont été générées ?

• Avez-vous atteint les buts fixés en amont du projet ?

• Combien de leads avez-vous obtenu ?

• Quels sont les feedbacks des participants ? Sont-ils satisfaits ? Qu'auraient-ils voulu voir autrement ?

• Y a-t-il eu des retombées médiatiques ?

• Le retour sur investissement (ROI) est-il bon ? (ratio entre le coût et les bénéfices générés)...

Le suivi doit avoir lieu durant toute la campagne de communication, mais également après. N'oublions pas que l'objectif est de faire parler de l'entreprise ou de la marque, il est donc important de continuer à impacter, même après. Il peut donc être intéressant d'avoir une solution pour récolter de la data, même après l'événement (prendre des contacts, organiser un concours, faire du réseautage, remercier les participants, recueillir des avis, des photos, des commentaires...). Le but est alors de continuer à obtenir des leads et faire parler de votre marque.

La communication événementielle représente un levier puissant pour optimiser la notoriété et la visibilité d'une entreprise. En suivant nos 6 étapes, vous pourrez alors planifier une stratégie de communication qui attirera l'attention de votre public. Encore faut-il savoir adapter le contenu et l'outil aux besoins très spécifiques de votre audience. En travaillant avec l'agence web Lemon Interactive, vous pourrez bénéficier de l'expertise de la team communication pour assurer votre prochain succès.