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Publié le 9 août 2024 - 10 minutes de lecture
Organiser un webinaire réussi nécessite une planification minutieuse, un contenu engageant et l'utilisation d'outils adaptés pour attirer et retenir l'attention du public.
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Organiser un webinaire réussi implique une planification rigoureuse et une exécution soignée. Présenter les étapes clés nécessite d'inclure la définition des objectifs et du public cible, le choix d'un titre attractif, la planification de la date et de l'heure, la création de contenu engageant, et la sélection d'une plateforme adaptée avec les bons outils. Il est crucial de promouvoir l'événement efficacement, de répéter et tester la présentation, et de maintenir une attitude dynamique en direct. Après le webinaire, il faut suivre et évaluer les résultats, puis capitaliser sur le contenu en le rendant accessible pour maximiser son impact.
Organiser un webinaire réussi nécessite une planification minutieuse et une exécution efficace, afin de parvenir à attirer du monde, à transmettre son savoir et atteindre ses objectifs. Voici les étapes clé pour organiser un webinaire réussi en matière de communication externe d'entreprise.
Le webinar est la contraction du mot "web" et du mot "séminaire". Autrement dit, c'est un mini séminaire en ligne, réunissant les participants et les intervenants dans une salle de conférence virtuelle.
Le webinar est un moyen de communication externe pour une entreprise qui permet de démontrer une expertise sur un sujet précis. Il prend la forme d'une conférence en ligne et dure en moyenne une heure. Durant cet événement, un expert de l'entreprise aborde une thématique dans l'objectif de transmettre son expertise et d'apporter de la valeur aux participants.
Les webinaires sont des outils de marketing puissants pour les entreprises, leur permettant d'organiser des événements interactifs et engageants.
L'animation d'un webinar répond à bien des objectifs. Il peut alors être organisé pour de nombreux motifs : générer du lead, promouvoir un produit ou un service en proposant une solution à un problème ou un besoin, éduquer le public et interagir avec eux, faire connaître une marque ou une entreprise...
Le webinar est d'ailleurs un format intéressant, puisqu'il permet d'avoir des résultats chiffrés très précis. En connaissant le nombre de participants, le taux de conversion, ou encore le nombre d'interactions, il est bien plus facile d'évaluer le succès de l'événement, mais aussi d'apporter les modifications nécessaires pour les prochains webinars.
Utiliser une plateforme de webinar adéquate avec des outils de suivi et d'analyse détaillés peut grandement améliorer l'efficacité de ces événements. Les vidéos des webinaires permettent également de réviser les sessions et de proposer des replays au public, augmentant ainsi l'impact du marketing digital.
De manière traditionnelle, les webinaires s'organisent autour d'une présentation PowerPoint, où l'animateur expose ses informations en s'appuyant sur des slides. Mais les outils de webinaire proposent d'autres fonctionnalités qui permettent de diversifier les formats, s'adapter aux besoins, et dynamiser les présentations :
Notre équipe vous accompagne pour créer votre webinaire
À l'heure du numérique, il peut être compliqué de faire la distinction entre toutes les formes de réunion en ligne. Pourtant, la visioconférence et le webinar sont deux choses bien différentes.
De manière générale, la visioconférence s'apparente plus à une réunion en interne, qui permet d'échanger à distance entre collègues. C'est d'ailleurs souvent un événement récurrent dans l'organisation d'une entreprise ou d'un service.
De l'autre côté, le webinar est un événement plus ponctuel, qui aborde une thématique bien précise, et plus en profondeur. Par ailleurs, le webinar est une forme de communication externe, qui est accessible à un très grand nombre de participants (plusieurs centaines, jusqu'à plusieurs milliers pour les gros événements). Utiliser une plateforme de webinars permet d'organiser ces événements efficacement, en intégrant divers outils interactifs et des vidéos pour engager le public.
Pour organiser un webinaire à succès, il ne suffit pas de brancher sa webcam et son micro, et de parler tranquillement de sa marque ou de son produit. Le processus d'organisation est long, et doit s'anticiper et se préparer au maximum.
Avant toute chose, il est impératif de connaître précisément l'objectif et l'intérêt du webinaire. L'organisateur doit savoir pourquoi il l'organise, car les motifs peuvent être variables et avoir une influence sur le contenu du webinar :
L'organisation globale du webinaire dépend essentiellement des objectifs de celui-ci, et ils doivent donc être le point de départ de toute la stratégie marketing. Le but premier reste toujours d'offrir des informations et des savoirs à la personne intéressée, mais il faut également définir d'autres objectifs secondaires qui agiront au profit de l'entreprise. Mais il ne s'agit pas non plus de simplement convier des personnes pour leur présenter un produit ou un service, il faut leur apporter de la valeur ajoutée.
Ensuite, l'identification du public cible est également essentielle, afin de pouvoir adapter votre contenu à votre audience. Chez Lemon Interactive, par exemple, nous destinons nos webinars à des professionnels, et non à des juniors, car notre but premier est de trouver des prospects qui seront intéressés par nos services.
Le titre du webinaire est extrêmement important, car c'est l'élément clé qui va attirer l'audience et indiquer précisément le thème de la conférence. D'ailleurs, rares sont ceux qui prennent le temps de lire la description du webinaire, et beaucoup s'inscrivent à la simple lecture du titre. Il faut donc que celui-ci soit clair et précis, et qu'à sa simple lecture, le public comprenne le thème qui va être abordé et l'intérêt qu'il peut en tirer.
Le titre doit également être attractif, pour inciter les internautes à s'inscrire et à participer.
Cette étape peut sembler anodine, mais la date et l'heure du webinar seront décisifs dans le succès de l'événement en ligne. Il faut y porter une importance particulière pour s'adapter à l'emploi du temps de l'audience et vous assurer le plus de participation possible.
Vous devez tenir compte de nombreux éléments, toujours en fonction de votre cible : les vacances scolaires de chaque région, les jours fériés, un horaire où les gens sont disponibles, et éventuellement le décalage horaire des différents pays participants.
Pour choisir la date et l'heure d'un webinar, il ne s'agit pas de se fier à votre propre emploi du temps, mais de vous mettre à la place de votre audience pour définir ce qui conviendra au plus grand nombre. Une organisation minutieuse et l'utilisation d'outils de planification sur la plateforme de webinar peuvent grandement faciliter cette tâche. En maximisant la participation et en optimisant la planification, vous augmentez les chances de succès de votre événement.
La plupart du temps, le développement du contenu d'un webinar se fait de la même manière que pour une conférence classique, c'est-à-dire avec une présentation PowerPoint composée de slides. Mais il faut aussi savoir qu'il existe de nombreuses plateformes qui permettent d'avoir une interaction avec les participants. Il est donc important de proposer un contenu qui soit éducatif, mais aussi engageant, pour les pousser à réagir et interagir.
L'objectif principal est de réussir à proposer un contenu qui ne poussera pas l'audience vers la sortie au bout de 5 minutes, en choisissant un support et des animations qui vont susciter et maintenir l'attention tout au long de la présentation. Utiliser des outils interactifs sur la plateforme de webinar peut transformer votre événement en une expérience dynamique et captivante. Par exemple, les sondages en direct, les sessions de questions-réponses et les discussions en groupe peuvent rendre votre webinaire plus attractif pour le public.
Le choix de la plateforme est également important, car celle-ci doit être accessible et facile à utiliser pour le plus grand nombre. Chez Lemon Interactive, nous utilisons Eventbrite et Zoom, mais il existe énormément d'autres plateformes adaptées aux présentations en ligne, comme Teams ou Livestorm. Certaines proposent des fonctionnalités plus avancées, qui permettent de personnaliser l'intervention avec des animations ou des mises en forme particulières (sondage, question-réponse, tableaux, partage d'écran...).
Avoir une bonne plateforme garantit enfin de pouvoir assurer une diffusion optimale de l'événement, sans rencontrer de problème technique ou des difficultés de connexion.
Ensuite, il faut également vous assurer d'avoir des outils et du matériel suffisamment performants pour garantir une visio de qualité, que ce soit en termes de son et d'image.
Une fois que tous les aspects techniques du webinaire sont mis en place, il faut ensuite promouvoir l'événement. Pour cela, vous pouvez utiliser les différents canaux de communication, allant du mailing aux réseaux sociaux, en passant par l'article de blog ou même la publicité sponsorisée en SMA ou SEA.
Plus vous faites la promotion de votre webinaire, et plus vous augmentez vos chances d'attirer des participants et d'augmenter le nombre d'inscriptions, il ne faut donc pas lésiner sur la communication.
La réussite de votre webinaire aura un impact énorme sur l'accomplissement de vos objectifs, mais aussi sur votre professionnalisme et l'image de marque de votre entreprise. Une fois en direct, il sera trop tard pour faire des modifications. Il est donc crucial de faire des répétitions de votre intervention, ne serait-ce que pour vous assurer de la durée de la session, mais aussi de faire des tests, pour vous assurer que tout fonctionne d'un point de vue technique (audio, vidéo, lien de connexion...).
À l'heure où les distractions numériques sont nombreuses, et où le monde va à 100 à l'heure, votre plus grosse difficulté sera de conserver l'attention de votre public. Sachez qu'en moyenne, seulement 40 % des participants à un webinar restent jusqu'à la fin. Pour éviter de perdre des participants en cours de route, vous devez garder une attitude dynamique et engageante, et encourager votre audience à interagir avec vous.
Si vous abordez votre thématique sans emphase, de façon assez discrète et monotone, les internautes vont rapidement décrocher, même si le sujet les intéresse. Il faut donc plutôt envisager le webinar comme un Ted Talk que comme une présentation linéaire et scolaire. Utiliser des outils interactifs et des vidéos peut rendre votre événement plus captivant.
Une fois que le webinar est terminé, votre mission ne s'arrête pas là. Vous devez ensuite suivre les résultats de votre intervention avec les participants. Vous pouvez, par exemple, envoyer un email à tout le monde pour avoir un avis sur le webinar et éventuellement prendre contact pour un potentiel partenariat.
Il ne faut pas hésiter non plus à envoyer un courrier électronique à ceux qui s'étaient inscrits, mais qui ne sont pas venus à l'événement, pour les inviter à revoir le webinar en replay ou participer au prochain.
En parallèle, vous devez analyser les résultats globaux : nombre de participants, nombre de commentaires, les conversions, l'évolution de l'engagement au fil du webinar... Le but est alors de repérer ce qui peut être amélioré pour les futurs webinaires. Utiliser une plateforme dotée d'outils d'analyse peut grandement faciliter ce processus et optimiser l'impact de vos webinaires.
Votre webinaire ne doit pas tomber dans l'oubli après la présentation. Vous devez garder une trace, et les internautes doivent pouvoir y accéder. Chez Lemon Interactive, nous avons décidé de publier l'intégralité de nos webinars sur notre chaîne YouTube gratuitement, afin qu'ils puissent être accessibles à tous et faciles à partager. Mais vous pouvez aussi le transformer en vidéo courte, en faire un article de blog, le diffuser via une landing page en échange d'une adresse mail pour augmenter votre mailing list... Le but est d'utiliser le webinaire pour capitaliser le contenu et optimiser cette longue préparation.
Le mot de la fin : l'organisation d'un webinaire demande du travail et de l'anticipation, mais le maître-mot reste le plaisir ! C'est en animant l'événement avec bonne humeur et motivation que vous parviendrez le mieux à transmettre votre expertise et atteindre vos objectifs.
N'oubliez pas que l'organisation d'un webinaire réussi nécessite une préparation minutieuse, une communication efficace avec les participants et une exécution professionnelle le jour de l'événement. C'est en cochant toutes ces cases que vous vous assurerez un webinaire percutant, qui vous permettra d'atteindre tous vos objectifs.
FAQ - Comment organiser un webinaire ?
Pour bien organiser un webinaire, définissez clairement votre objectif, choisissez une plateforme fiable, créez un contenu engageant et assurez-vous d'avoir une bonne connexion Internet. Promotez l'événement par le biais de campagnes marketing ciblées et effectuez des tests techniques avant votre webinaire pour garantir une expérience fluide.
Pour rendre un webinaire attractif, utilisez des techniques d'engagement telles que des sondages interactifs, des questions en direct et des quiz. Ces méthodes captivent l'audience et améliorent l'expérience globale, rendant votre webinaire plus dynamique et intéressant.
Plusieurs logiciels peuvent être utilisés pour organiser un webinaire, tels que Webikeo pour un enregistrement de qualité, Livestorm pour une utilisation gratuite et simple, et GoToWebinar pour un coût abordable.
Les meilleurs jours pour organiser un webinaire sont le mercredi et le jeudi matin, selon une étude de Livestorm. Ces jours permettent d'attirer une audience optimale. Pour une audience internationale, il est important de considérer les différents fuseaux horaires.
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Vincent Cattoen